Договор в волонтером в НКО

Сегодня представить работу некоммерческих организаций без привлечения волонтеров достаточно сложно. При этом, у руководителей НКО возникает достаточно много вопросов в части оформления отношений с волонтерами.

Например, нужно ли заключать договор с волонтером, а если заключать, то что в нем предусмотреть? В каких случаях и как правильно компенсировать волонтеру расходы? Как правильно вести учет волонтерской деятельности? Как обрабатывать персональные данные волонтеров? Какие существуют риски при работе с волонтерами и прочее.

На эти и другие вопросы вы сможете найти ответы в новом материале от юристов Правового ресурсного центра "Третий сектор". Материал подготовлен в форме "коробочного решения", внутри которого разъяснение основных организационно-правовых правил взаимодействия с волонтерами и образец договора с волонтеров в форме конструктора.

Форма договора с волонтером доступна ниже по запросу. Рекомендуем ознакомиться с материалом полностью, чтобы учесть весь контекст взаимодействия и оформления отношений с волонтерами в НКО.

Правовые основы осуществления добровольческой (волонтерской) деятельности установлены в Федеральном законе от 11.08.1995 N 135-ФЗ "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)".

Закон закрепляет понятие добровольческой (волонтерской) деятельности, под которой понимается добровольная деятельность в форме безвозмездного выполнения работ и (или) оказания услуг в целях, указанных в пункте 1 статьи 2 Федерального закона "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)".

Целей, ради которых осуществляется добровольческая (волонтерская) деятельность, много. Цели добровольческой (волонтерской) деятельности совпадают, в полный перечень таких целей содержится в статье 2 Федерального закона "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)". Ознакомиться с ними можно ниже.

Федеральный закон "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)" также устанавливает условия и порядок осуществления добровольческой (волонтерской) деятельности и определяет участников добровольческой (волонтерской) деятельности:

– участники добровольческой (волонтерской) деятельности (статья 5);
– права и обязанности добровольца (волонтера) (статья 17.1);
– правовые условия осуществления организаторами добровольческой (волонтерской) деятельности, добровольческими (волонтерскими) организациями своей деятельности (статья 17.2);
– поддержка добровольческой (волонтерской) деятельности органами государственной власти и органами местного самоуправления (статья 17.4).

Исходя из определения, закрепленного в действующей редакции Федерального закона "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)", понятие "доброволец" и "волонтер" синонимичны и предполагают одинаковый правовой статус. В документах можно использовать оба слова, а также писать их вместе - доброволец (волонтер), в соответствии с подходом, закрепленном в законе.

Физические и юридические лица вправе свободно осуществлять благотворительную и добровольческую (волонтерскую) деятельность индивидуально или объединившись, с образованием или без образования организации.

Законодательство выделяет два статуса организаций, которыми работают с волонтерами:

Организаторы добровольческой (волонтерской) деятельности - юридические и физические лица, которые привлекают на постоянной или временной основе добровольцев (волонтеров) к осуществлению добровольческой (волонтерской) деятельности и осуществляют руководство их деятельностью.

Добровольческая (волонтерская) организация - некоммерческая организация в форме общественной организации, общественного движения, частного (в том числе общественного) учреждения, религиозной организации, ассоциации (союза), общественно полезного фонда или автономной некоммерческой организации, которая осуществляет деятельность в целях, указанных в статье 2 Федерального закона "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)", привлекает на постоянной или временной основе добровольцев (волонтеров) к осуществлению добровольческой (волонтерской) деятельности и осуществляет руководство их деятельностью.

Таким образом, НКО праве работать с волонтерами в разном качестве. Есть организации, созданные для целей работы с волонтерами, координации их деятельности - это добровольческие (волонтерские) организации.

Есть организации, которые не созданы в благотворительных и волонтерских целях, но привлекают на постоянной или временной основе волонтеров к осуществлению волонтерской деятельности - такие организации являются организаторами добровольческий (волонтерской) деятельности. В этом качестве может выступать любая некоммерческая организация.

На сегодняшний день заключение письменного договора с добровольцем (волонтером) не является обязательным условием взаимодействия с волонтерами (добровольцами). Если работы разовые, как правило, никакой договор НКО с добровольцем (волонтером) не заключает.

Но в ряде случаев договор с волонтером необходим:

Во-первых, в случае предоставления (компенсации) материальных средств волонтеру от для осуществления волонтерской деятельности от НКО, с которой он работает. Это может быть оплата понесенных расходов или передача необходимого для волонтерского труда оборудования. Подробнее об этом далее.

Во-вторых, договор может быть нужен для отчетов по грантам и субсидиям в том случае, если заявитель указал в качестве собственного вклада – труд добровольцев, пересчитанный в рубли (например, в части софинансирования бюджета проекта).

В-третьих, договор может быть необходим в целях регламентации труда добровольца (волонтера) с учетом специфики условий такого труда. Такая специфика может быть связана с рисками определенного волонтерского труда, особыми этическими требованиями при взаимодействии с благополучателями, иными важными моментами.

В договоре можно закрепить конкретный функционал волонтера, порядок его работы, требования к взаимодействию с третьими лицами (благополучателями, участниками мероприятий). Иначе может сложиться ситуация, когда волонтер будет делать то, что сам считает нужным. И далеко не факт, что это будет именно то, что от него ждут.

Еще один важный момент – предупредить об ответственности и предусмотреть случаи, при которых отношения с волонтером могут быть прекращены в одностороннем порядке, в том числе и с применением санкций. Это тот самый случай, когда волонтер что-то сделал нет так. Например, нахамил благополучателю или опубликовал информацию, которую не имел права разглашать.

Договор с волонтером поможет подтвердить безвозмездный добровольческий характер отношений с добровольцем и избежать конфликтных ситуаций. Кроме того, договор с волонтером может содержать положения об использовании результатов интеллектуальной деятельность волонтерского труда.

Таким образом, по общему правилу договор с волонтером заключать не обязательно, но есть случаи, когда он необходим.

Законодательство не содержит строгого перечня условий, которые в обязательном порядке должны быть в любом договоре с волонтером. Поэтому исходим из того, что при составлении договора с волонтером можно опираться на общие правила Гражданского кодекса РФ (из ближайшего к волонтерскому труду конструкция - договор безвозмездного оказания услуг) с применением положений Федерального закона "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)".

Основные условия договора о волонтерском труде – его добровольность, безвозмездность, законность и некоммерческий характер деятельности (все блага получает благополучатель – например, организация, которой помогает волонтер или конкретные физические лица - подопечные организации или участники мероприятий НКО). Предмет договора с добровольцем (волонетром) — это оказание услуг или выполнение работ. Такой договор носит гражданско-правовой характер. Предмет договора должен быть сформулирован конкретно, с указанием вида оказываемых услуг/выполняемых работ и их объема.

Что точно необходимо указать в договоре с волонтером:
– реквизиты сторон (обязательное условие);
– условие о безвозмездности труда волонтера (обязательное условие);
– цель добровольческой деятельности (она должна соответствовать статье 2 Федерального закона "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)" и целям деятельности организации по уставу);
– определение основных выполняемых добровольцем операций (видов деятельности), срок оказываемых услуг/выполняемых работ;
– указание на конкретную благотворительную программу, в реализации которой принимает участие волонтер (при наличии), указание наименования проекта (при наличии);
– права и обязанности сторон;
– ответственность, условия о конфиденциальности (при необходимости);
– порядок возмещения расходов волонтера (например, расходы на питание и транспорт), а также документы, на основании которых будут компенсироваться расходы волонтера;
– порядок и каналы взаимного информирования;
– срок действия договора;
– иные положения при необходимости.

Договор с волонтером можно заключить двумя способами:
1) в письменной форме путем подписания договора в 2 экземплярах по одному для каждой из сторон (НКО, волонтер);
2) в форме присоединения к условиями публичной оферты, размещенной, например, на сайте НКО (без физического подписания документа).

Безопасные условия труда:
Организация, которая привлекает труд волонтеров, обязана обеспечить безопасные условия труда. Поэтому требуется ознакомить волонтера с особенностями выполняемой работы, при необходимости - провести инструктаж по охране труда и технике безопасности, выдать инструкцию. Это требуется в тех случаях, когда есть риск для жизни и здоровья в условиях осуществления волонтерской деятельности.

Персональные данные третьих лиц.
А рамках своей деятельности волонтер может получить доступ к персональным данным других лиц. Например, благополучателей - данные документов, фото, упоминание диагнозов и т.д. Положения о нераспространении персональных данных третьих лиц, а также об ответственности необходимо включить в договор с волонтером.

Процедура допуска.
Необходимо учитывать условия допуска волонтеров к том или иной деятельности.
Например, волонтеры не имеют права посещать социальные учреждения, если у них есть какое-либо инфекционное или другое заболевание, которое может стать причиной заболевания других людей. Кроме того, к деятельности в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, а равно и подвергавшиеся уголовному преследованию.

Внутренние регламенты.
Если у НКО разработаны внутренние регламенты деятельности (например, кодекс этики или правила общения в благополучателями), рекомендуется ознакомить волонтера с данными документами. С этой целью, как правило, в договоре с волонтером делают отсылку к внутренним документам, после чего происходит процедура ознакомления. Другой вариант - такие документы могут стать частью договора (приложениями).

В соответствии со статьей 17.1. Федерального закона "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)" доброволец (волонтер) имеет право получать в случаях и порядке, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации или договором, заключенным с организатором добровольческой (волонтерской) деятельности, добровольческой (волонтерской) организацией:

– поддержку в форме предоставления ему питания, форменной и специальной одежды, оборудования, средств индивидуальной защиты, помещения во временное пользование, оплаты проезда до места назначения и обратно, оплаты услуг связи, уплаты страховых взносов на добровольное медицинское страхование добровольца (волонтера) или возмещения понесенных добровольцем (волонтером) расходов на приобретение указанных товаров или услуг.

В соответствии с нормами Налогового кодекса Российской Федерации (статья 217) не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) доходы, полученные добровольцами (волонтерами) в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является безвозмездное выполнение работ, оказание услуг в соответствии с Федеральным законом "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)":

– в виде выплат на возмещение расходов добровольцев (волонтеров) на приобретение форменной и специальной одежды, оборудования, средств индивидуальной защиты, на предоставление помещения во временное пользование, на проезд к месту осуществления благотворительной, добровольческой (волонтерской) деятельности и обратно, на питание (за исключением расходов на питание в сумме, превышающей 700 рублей за каждый день, на оплату услуг связи, на уплату страховых взносов на добровольное медицинское страхование добровольцев (волонтеров) либо на страхование их жизни или здоровья, связанные с рисками для жизни или здоровья добровольцев (волонтеров) при осуществлении ими благотворительной, добровольческой (волонтерской) деятельности.

Таким образом, НКО может:
1) оплатить волонтеру питание, передать форменную и специальную одежду, оборудование, средств индивидуальной защиты, помещения во временное пользование, оплатить проезд волонтеру до места назначения и обратно, оплатить услуги связи, обеспечить добровольное медицинское страхование добровольца
2) возместить понесенных волонтером расходов на приобретение указанных товаров или услуг.

Что для этого нужно:
1) Наличие письменного договора с волонтером, а факт передачи имущества (одежды, оборудования и пр.) должен фиксироваться актом приема-передачи или ведомостью с реквизитами волонтерами и подписью.
2) В договоре должна быть указана возможность оказания волонтеру поддержки путем предоставления имущества, оплаты товаров или услуг, компенсации понесенных расходов.
3) Если НКО возмещает понесенные волонтером расходы - необходимо наличие подтверждающих документов по таким расходам (бумажные и электронные чеки, посадочные билеты, иные платежные документы).
4) Если деятельность волонтера осуществляется в рамках благотворительной программы, то соответствующие виды расходов необходимо прописать в такой программе с указанием соответствующих расходов в смете.

С 1 сентября 2025 года правила оформления согласий на обработку персональных данных ужесточаются. Вступают в силу изменения в часть 1 статьи 9 Федерального закона N 152-ФЗ "О персональных данных": теперь согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельно от иной информации и (или) документов. Что это означает на практике при оформлении отношений с волонтером?

По новым правилам, текст согласия нельзя сделать частью договора, анкеты, заявления или другого документа, который оформляется с волонтером, так и с любым другим субъектом персональных данных. С 1 сентября 2025 года эти документы нельзя смешивать: согласие должно быть отдельным документом в письменной форме (в установленных законом случаях) или отдельным документом (набором сведений), представленным субъекту для ознакомления в электронной форме (например, на сайте НКО).

Если вы заключаете договоры с волонтерами, ведете учет волонтерского труда, ведете базу волонтеров или формируете отчетность для грантодателя, это является обработкой персональных данных. В этом случае волонтер должен дать согласие на обработку своих персональных данных и на передачу этих данных третьим лицам.

Актуальные формы согласий на обработку персональных данных можно скачать на нашем сайте по ссылке.

Регистрация и учет достижений/опыта добровольческой (волонтерской) деятельности, в том числе учетом волонтерских часов на сегодняшний день осуществляется с использованием Единой информационной системы в сфере развития добровольчества (волонтерства) – портала dobro.ru (добро.рф).

Портал включает в себя:
а) сведения о добровольцах (волонтерах), включающие информацию о количестве часов, затраченных на добровольческую (волонтерскую) деятельность, об их компетенциях и полученном опыте;
б) сведения об организаторах добровольческой (волонтерской) деятельности и добровольческих (волонтерских) организациях, включающие информацию о видах осуществляемой (организуемой) добровольческой (волонтерской) деятельности.
На сегодняшний день портал обеспечивает формирование единой площадки по взаимодействию институтов добровольческой (волонтерской) деятельности, а также создание унифицированной системы учета добровольческой (волонтерской) деятельности (личная электронная книжка волонтера).

Одним из главных инструментов портала является личная электронная книжка волонтеров. Это личное портфолио добровольца, в котором собран подтвержденный опыт добровольческой деятельности, а также информация о пройденных образовательных курсах в сфере волонтерства. Сведения из личной электронной книжки волонтера доступны так же и на портале госуслуг.

Чтобы НКО могла официально подтверждать верифицированные часы волонтерского труда - организации необходимо на портале пройти верификацию. По действующим правилам (сентябрь 2025 года) для этого необходимо иметь рейтинг 4 звезды или выше, 15 отзывов, часы волонтерам минимум за 15 мероприятий, 30 волонтеров и стаж организации на платформе больше 1 месяца с момента создания первого доброго дела.

У волонтера также на портале должен быть свой профиль. Создание аккаунта на портале добро.рф физическим лицом, достигшим возраста 14 лет, доступно, путем самостоятельной регистрации. Создание аккаунта физическим лицом в возрасте от 8 до 14 лет возможно при создании аккаунта с добровольного согласия законных представителей. При этом законные представители заполняют все необходимые данные, необходимые для создания аккаунта, включая предоставление данных документа, подтверждающего полномочия законного представителя (свидетельство о рождении или иное).

Создание аккаунта физическими лицами, не достигшими возраста 8 лет, не допускается в соответствии с абзацем 4 пункта 8 статьи 19 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82-ФЗ «Об общественных объединениях».