Договор с самозанятым

Самозанятых определяют как лиц, плательщиков налога на профессиональный доход, занимающихся самостоятельной предпринимательской деятельностью, реализующих товары и услуги собственного производства и не имеют наемных работников.

В соответствии с Федеральным законом от 27.11.2018 N 422-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход" в России реализуется эксперимент по установлению режима "Налог на профессиональный доход" (Далее – НПД). В настоящий момент самозанятость как специальный налоговый режим в России действует до конца 2028 года.

На сегодняшний день экспериментом по установлению НПД охвачена вся территория Российской Федерации. Использование в деятельности самозанятых снижает налоговую нагрузку с организации, уменьшает объем операций и отчетности. С самозанятыми могут работать как коммерческие организации, так и НКО. Взаимодействие с самозанятыми имеет не только ряд преимуществ, но и ряд важных особенностей, ограничений и рисков. Давайте разбираться.

Самозанятые — это лица, использующие специальный налоговый режим. Самозанятые не платят страховые взносы, не сдают отчёты, а налог считает приложение. Главные условия — самозанятый не нанимает сотрудников, не перепродаёт товары и не работает по агентским договорам (за исключением курьеров).

Формально режим называется "Налог на профессиональный доход". Самозанятые — "народный" термин, которого в тексте закона нет.

Самозанятые могут работать одновременно и для физических лиц, и для корпоративных клиентов (организаций - бизнеса и НКО). Налог за каждый доход считают по отдельности. Размер налога на профессиональный доход зависит от того, кто выступает покупателем (заказчиком):
— 4%, если физические лица,
— 6%, если юридические лица.

Самозанятые самостоятельно оформляют чеки на все поступления от клиентов. Форма оплаты самозанятому может быть любой: наличными, на карту или расчетный счет. Максимальный доход самозанятого — 2,4 млн рублей за год. Доход в месяц не имеет значения.

Когда компания работает с физлицом, например, в рамках договора ГПХ или по трудовому договору, то она платит за него НДФЛ в размере 13 % плюс начисляет на его вознаграждение страховые взносы (по общей ставке 30 % по договорам ГПХ и 30.2 - по трудовым договорам).

При сотрудничестве с официально зарегистрированным самозанятым платить за него налог компании не нужно — эта обязанность ложится на самого самозанятого. Налог будет составлять 6% от каждой сделки с организацией.

Работа с самозанятыми имеет ряд преимуществ, например:
Не нужно думать о налогах.

Когда организация работает с физическим лицом без каких-либо статусов, например, в рамках договора ГПХ или по трудовому договору, то она платит за него НДФЛ в размере 13 %, а также начисляет на его вознаграждение страховые взносы.

При сотрудничестве с официально зарегистрированным самозанятым платить за него налог организации не нужно — эта обязанность ложится на самого самозанятого. Налог будет составлять 6% от каждой сделки с юридическим лицом или ИП.

Не нужно платить страховые взносы.
Работая с самозанятыми вы не перечисляете деньги в Социальный фонд России, а за работника в штате приходится отчислять в бюджет до 30.2 % от зарплаты: на обязательное медицинское и пенсионное страхование, на случай временной нетрудоспособности.

Большой выбор кандидатов и удобный формат взаимодействия.
Когда организация работает с самозанятыми, она может выбирать между исполнителями из всех уголков России, что помогает найти подходящих специалистов без необходимости выделять бюджет на прием сотрудника в штат. Организация не создает условия труда самозанятому, не обеспечивает его материалами.
Самозанятые не сотрудники компании, поэтому не придется тратить время и деньги на то, чтобы обеспечить для них комфортные условия в офисе. Рабочий компьютер, место в офисе, кофе и прочее — всем этим самозанятый снабжает себя сам.

Однако вышеуказанные преимущества не должны создавать иллюзию возможности перевода работников на режим НПД (самозанятости) с последующим оформлением в качестве самозанятых с целью минимизации "зарплатных" налогов.

При работе с самозанятыми есть свои ограничения и риски. Об этом далее.

Некоторые организации, почувствовав налоговую выгоду, стали задумываться о "переводе" своих работников в статус самозанятых. В силу закона организация может работать с самозанятым, который является его бывшим сотрудником, но при условии, что с момента увольнения последнего прошло не менее двух лет.

Следовательно, самозанятый может оказывать услуги своему бывшему работодателю только по истечении двух лет после дня официального увольнения.

Если у компании есть потребность в услугах, работах бывшего сотрудника, то в течение 2 лет с момента увольнения заключать с ним гражданско-правовой договор можно только в общем порядке без применения специального налогового режима (с выплатой НДФЛ и страховых взносов в общем порядке).

С самозанятым заключается гражданско-правовой договора, а не трудовой. Отношения с самозанятым регламентируются Гражданским кодексом РФ, а не Трудовым кодексом РФ.

При заключении договора с самозанятым рекомендуем сделать 2 шага:

1) прежде чем заключить договор с самозанятым, убедитесь в том, что он действительно имеет этот статус. Сделать это можно двумя способами:

• запросите у самозанятого выписку из приложения "Мой налог" на текущую дату;
• проверить факт регистрации самозанятости можно бесплатно на сайте Федеральной налоговой службы. Достаточно ввести ИНН человека и дату, на момент которой вы хотите узнать статус.

Если сервис ФНС показал, что человек с указанным ИНН — плательщик налога на профессиональный доход, вы можете заключать с ним договор как с самозанятым.

2) подготовьте проект договора, в котором будет отражена специфика статуса исполнителя, использующего статус самозанятого. Кроме того, важно предусмотреть в договоре определенные риски. О том, что в обязательном порядке прописать в договоре с самозанятым – в следующем вопросе.

Для оформления отношений с самозанятыми подходит договор гражданско-правового характера в соответствии с характером оказываемых услуг или выполняемых работ. Иными словами, базой для договора с самозанятыми выступает определенного вида договор в соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации (договор купли-продажи, оказания услуг или выполнения работ - в зависимости от предмета договора).

Закон не предусматривает специальную форму договора для плательщиков НПД. Достаточно указать все важные условия договора, такие как предмет договора, сроки, стоимость, ответственность сторон, иные положения, согласованные сторонами такого договора.

Однако в стандартном договоре гражданско-правового характера необходимо учесть особые (специальные) условия, характеризующие особенности такого вида отношений.

Так, помимо стандартных реквизитов и положений любого договора, стоит учесть несколько важных деталей:

Во-первых, не забудьте указать в договоре, что исполнителем является гражданин, зарегистрированный в качестве самозанятого.

Во-вторых, зафиксируйте, что в случае прекращения деятельности и снятия с учета самозанятый обязуется предупредить об этом заказчика. Важно указать срок для такого предупреждения.

В-третьих, пропишите, что самозанятый должен сформировать и передать вам как заказчику чек. Это обязанность вытекает из закона, но указать в договоре данный пункт не будет лишним в части сроков и порядка передачи чека (в какой срок и в какой форме, куда).

В-четвертых, пропишите ответственность самозанятого за:
а) непредоставление чека;
б) нарушение срока предоставление чека;
в) аннулирование чека;
г) ошибку в чеке (например, в чеке указан другой ИНН).

ВАЖНО! Отсутствие чека приравнивается к перечислению дохода физическому лицу. А это, в свою очередь, накладывает на организацию или ИП обязанности налогового агента. К ним относятся - оплата НДФЛ и страховых взносов, а также сдача соответствующей отчетности.

Обратите внимание, если самозанятый снимется с учета в период действия договора, но до оплаты ему вознаграждения со стороны заказчика, оплата ему будет осуществлена с общими налоговыми последствиями. Поэтому данный момент также есть смысл прописать в договоре в качестве основания для выплаты штрафа, соразмерного налоговым последствиями.

Утрата исполнителем статуса самозанятого накладывает на организацию обязанности налогового агента. Если после перечисления дохода обнаружится, что самозанятый утратил свой статус или право им пользоваться до момента получения оплаты, то с перечисленного дохода заказчик должен будет оплатить НДФЛ, страховые взносы, а также сдать отчетность в контролирующие органы.

Наличие письменного договора обеспечивает защиту прав и интересов вашей организации. Договор определяет условия договорных отношений, стоимость, сроки, требования к качеству оказываемых услуг (работ). Договор поможет предотвратить недоразумения и конфликты между заказчиком и самозанятым.

В договоре должны быть четко определены права и обязанности каждой стороны, это уменьшает риск возникновения споров. Заключение договора помогает сторонам обеспечить налоговую и финансовую прозрачность. Если в договоре определена стоимость услуг и сроки оплаты, сторонам проще учитывать свои доходы, расходы и выплаты по налогам.

Также письменная форма договор может помочь НКО защитить свою интеллектуальную собственность. В соглашении можно определить условия использования результата работ/услуг самозанятого, ограничить их распространение и передачу третьим лицам, а еще указать момент перехода заказчику исключительных прав на результаты.

По итогам оказания услуг, выполнения работ наличие чека обязательно — без него организации нельзя учесть сумму, уплаченную налогоплательщику, при определении налоговой базы. При получении чека важно проверить, чтобы в нем был указан ИНН вашей организации.

При этом рекомендует оформлять и акт, в котором будет обозначены объем услуг или период (дата) оказания услуги, что тоже влияет на отражение расходов в налоговом учете.

Налоговые органы проводят контрольно-аналитическую работу в отношении организаций, использующих налоговый режим для самозанятых в незаконных схемах ухода от налогообложения (минимизация "зарплатных" налогов).

Для контроля данной сферы налоговая служба располагает специальными цифровыми инструментами, которые в режиме реального времени определяют организации с признаками подмены трудовых отношений отношениями с самозанятыми, присваивая работодателям рискбалл, который формируется на основании разработанных критериев рисков.

Последствия переквалификации отношений:
Если такие действия будут выявлены, организация попадет в группу риска, о чем ее проинформируют налоговики, предложив добровольно уточнить свои налоговые обязательства. Если компания после получения информационного письма от налогового органа не предпримет необходимых действий, в отношении нее может быть организована проверка, которую проведут налоговые инспекторы, в том числе совместно с трудовой инспекцией.

По итогам проверки налоговый орган может переквалифицировать гражданско-правовые договоры с самозанятыми в трудовые отношения со всеми вытекающими доначислениями налогов и страховых взносов, а также пеней и штрафов.

Можно выделить следующие системные риски, на которые ФНС обращает внимание:

Показатель "Продолжительность работы".
Данный показатель означает использование организацией труда самозанятого три и более месяцев подряд.

Показатель "Единственный источник дохода".
Самозанятый — это предприниматель, который использует специальный налоговый режим. Получение дохода только от одной компании противоречит предпринимательской деятельности, которая носит системный характер.

Показатель "Признаки зарплаты".
Сформированные чеки самозанятыми с одним и тем же заказчиком на протяжении всего времени работы самозанятого свидетельствуют о возможных трудовых отношениях.

"Выплата за процесс, а не за результат".
Самозанятому в договоре устанавливается оплата за период впремени, а не за измеримый, конкретный результат.

Пример:
Как нельзя:
Исполнитель оказывает услуги психолога. Оплата услуг Исполнителя устанавливается в размере 20 000 рублей в месяц.

Как можно:
Исполнитель оказывает консультационные услуги в форме проведения психологических сессий. Стоимость услуг исполнителя устанавливается в размере 1 час - 2000 рублей. Оплата услуг Исполнителя устанавливается в объеме фактически оказанных услуг за отчетный период (например, месяц). Фактический объем услуг и сумма вознаграждения за отчетный период фиксируется в акте об оказании услуг.

Сегодня в практике работы ФНС, судов очень много ситуаций, при которых у налоговой возникают претензии к организациям, работающим с самозанятыми. Под взор налоговиков попадают все - и большие, и маленькие компании. Претензии возникают, когда налоговая выявляет признаки трудовых отношений. Как следствие, возможность пополнить бюджет в виде неуплаченных налогов, штрафов, пеней.

При рассмотрении вышеуказанных дел суды, поддерживая выводы налогового органа и признавая обоснованность переквалификации гражданских правоотношений в трудовые, руководствовались следующими обстоятельствами, подтвержденными документально:

— закрепление в предмете договора трудовой функции (выполнение работником лично работ определенного рода, а не разового задания заказчика);
— отсутствие в договоре конкретного объема работ (значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый результат);
— договором установлена ежемесячная в определенной сумме оплата труда;
— оказание услуг по договору предполагает включение самозанятого в производственную деятельность организации;
— в течение календарного года размер вознаграждения не меняется (необходимо учитывать, что формирование вознаграждения за фактически отработанные дни противоречит правилам вознаграждения по договорам гражданско-правового характера!);
— договор предусматривает подчинение самозанятого внутреннему трудовому распорядку, его составным элементом, самозанятый выполняет в процессе труда распоряжения работодателя, выступает в коммуникации от лица организации в третьими лицами;
— договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года;
— договорами возложена материальная ответственность на самозанятого;
— из условий договора следует, что за работой самозанятого обеспечен контроль со стороны заказчика;
— организация создает самозанятому условиями труда (рабочее место, предоставляет оборудование и материалы);
— условием заключения договоров, с привлекаемым к деятельности организации физическими лицами являлась их регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, при этом при прекращении получения денежных средств от работодателя, индивидуальные предприниматели прекращали деятельность и снимались с учета;
— инфраструктурная зависимость (работы осуществляются материалами, инструментами, оборудованием и на территории организации).

При этом, случаи выявлении наличия трудовых отношений подлежат выявлению с учетом необходимости установления всех имеющих существенное значение фактических обстоятельств и сбора соответствующей доказательственной базы.

Кроме того, с марта 2024 года в соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 40н от 02.02.2024 в каждом регионе России сформированы специальные межведомственные комиссии по проверке самозанятых и борьбе с нелегальной занятостью.

В соответствии с регламентом ФНС, межведомственная комиссия заинтересуется организацией, которая сотрудничает более чем с 10 самозанятыми со среднемесячным доходом более 20 тыс. рублей (от конкретного организации или ИП) и средней продолжительностью работы от 3 месяцев.

Допущение ошибок при работе в самозанятыми или намеренное злоупотребление возможностью снизить налоговую нагрузку, влечет применение соответствующих мер ответственности! Внимательно отнеситесь к тому, что прописано в договоре с самозанятым.

Среди типовых ошибок можно выделить следующие:

Системность отношений.
Системный характер договора — это то, что определяет трудовые отношения. Работники систематически каждый день выполняют свою трудовую функцию. По гражданско-правовым договорам же обычно привлекают людей для выполнения определенной работы за конкретный промежуток времени.

Отсутствие конкретного результата в договоре.
В договоре не должно быть обобщенных наименований и описаний услуг (работ). Должен быть прописан конкретный объем работ (количественный и качественный).

В договоре указана должность, а перечень услуг схож с трудовыми функциями штатных работников.
В договоре с самозанятым не может быть указана должность или перечень трудовых функций.

Размер и сроки выплаты вознаграждения по договору не зависят от объема и характера работ или услуг.
Самозанятому не может устанавливается ежемесячное вознаграждение в фиксированном размере. Закрепление в гражданско-правовом договоре гарантированного фиксированного и регулярного вознаграждения может свидетельствовать о фактическом установлении зарплаты и трактоваться как признак трудовых отношений.

Самозанятого обязали подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка.
Подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, включая режим работы - еще один из основных признаков трудовых отношений, поэтому такие положения в гражданско-правовой договор с самозанятым включать нельзя.

Самозанятому не может создаваться рабочее место. Создать рабочее место, надлежащие условия труда и обеспечить работника оборудованием — обязанность компании как работодателя.

Исполнитель по гражданско-правовому договору должен сохранять самостоятельность. Поэтому такие исполнители, как правило, выполняют работы из своих материалов, своими силами и средствами. Обратное может говорить о том, что перед судом работник, а не исполнитель.

С 1 сентября 2025 года правила оформления согласий на обработку персональных данных ужесточаются. Вступают в силу изменения в часть 1 статьи 9 Федерального закона N 152-ФЗ "О персональных данных": теперь согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельно от иной информации и (или) документов. Что это означает на практике при оформлении отношений с волонтером?

По новым правилам, текст согласия нельзя сделать частью договора с самозанятым. С 1 сентября 2025 года эти документы нельзя смешивать: согласие должно быть отдельным документом в письменной форме (в установленных законом случаях) или отдельным документом (набором сведений), представленным субъекту для ознакомления в электронной форме (например, на текст согласия размещается на сайте организации, в ином месте с возможностью ознакомиться с ним и проставить галочку (чек-бокс).