Штатное расписание в НКО

Любая некоммерческая организация обязана вести кадровый учет, иными словами - кадровое делопроизводство. Речь идет про систему документирования трудовых отношений между организацией как работодателем и сотрудниками. Кадровый учет включает в себя оформление приема, перевода и увольнения работников, ведение трудовых книжек, учет рабочего времени и отпусков, хранение персональных данных сотрудников, разработку локальных нормативных актов, подготовку отчетности и т.д.

Среди документов кадрового учета важное место занимает штатное расписание.
В вашей НКО был или есть сейчас хотя бы один трудовой договор? Значит у вас должно быть утверждено штатное расписание. Это документ, в котором отражается организационная структура, перечень должностей, а также информация о количестве штатных единиц и элементах системы оплаты труда.

Хоть штатное расписание и является базовым документом кадрового делопроизводства, вопросов в практике возникает много:

• В каких случаях в НКО штатное расписание является обязательным документом?
• По какой форме делать штатное расписание и что в нем указывать?
• Как утвердить штатное расписание и внести в него при необходимости изменения?
• Кто проверят штатное расписание и какая предусмотрена ответственность за его отсутствие?

На эти и другие вопросы вы сможете найти ответы в новом материале юристов Правового ресурсного центра "Третий сектор" про штатное расписание в некоммерческих организациях. Материал подготовлен в форме "коробочного решения" и включает в себя не только ответы на основные вопросы, но также форму (образец) штатного расписания, которую можно скачать.

Штатное расписание - это кадровый документ организации, в котором отражается организационная структура, перечень наименований должностей по каждому структурному подразделению (при наличии) и в целом по организации, а также информация о количестве штатных единиц и элементах системы оплаты труда.

Штатное расписание по общему правилу является неотъемлемой частью кадрового делопроизводства в любой организации, в том числе в НКО. Штатное расписание напрямую упоминается в понятии «трудовые отношения» (закреплено в статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации). В частности, наименование должности, содержащейся в трудовом договоре, определяется именно штатным расписанием.

Штатное расписание применяют для оформления штатной структуры в некоммерческих организациях - штатного состава работников по должностям и штатной численности организации (статья 57 Трудового кодекса РФ, раздел 1 указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1).

В штатное расписание вносятся все оплачиваемые должности организации в рамках трудовых отношений. Именно на основании этого документа в дальнейшем осуществляется прием сотрудников на работу в некоммерческую организации как на основное место работы, так и в рамках совместительства (внутреннее, внешнее).

Если некоммерческая организация неправильно ведет (или вовсе не ведет) кадровый учет, ее можно привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП Российской Федерации с многотысячными штрафами. Речь не только про отсутствие штатного расписания.

Кадровое делопроизводство включает два основных направления. Первое - это кадровый учет, т.е. сам процесс документирования всех этапов трудовых отношений с работниками в организации. Кадровый учет решает следующие задачи:

• фиксирует все этапы трудовых отношений, чтобы избежать нарушений трудового законодательства (прием, увольнение, изменение трудовых отношений и т.д.);
• позволяет обоснованно расходовать средства НКО на оплату труда сотрудников по трудовым договорам;
• позволяет вести учет рабочего времени и времени отдыха сотрудников;
• дает материальные доказательства трудовой инспекции и другим надзорным органам, что в организации выполняются требования трудового законодательства.

Важная часть кадрового делопроизводства - документооборот в рамках охраны труда. Охрана труда - это часть трудового законодательства, за нарушение которой самые высокие штрафы среди нарушение в сфере трудового права. Подробнее про охрану труда в НКО можно прочитать в нашем специальном путеводителе.

Второе направление в кадровом делопроизводстве - разработка локальных нормативных актов в сфере трудовых отношений. Например, должностных инструкций и форм обязательных документов - трудовых договоров, графиков отпусков, приказов по личному составу и т.д. Локальные акты определяют "правила игры" в сфере трудовых отношений в конкретной организации.

Какие документы нужны НКО для ведения кадрового учета в соответствии с нормами законодательства? Окончательного или универсального списка документов для кадрового учета не существует. У каждой организации, в зависимости от специфики ее деятельности, будет свой перечень. Это означает, что вам самостоятельно необходимо составить перечень кадровых документов для своей НКО.
В помощь мы подготовили примерный список таких документов:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• Штатное расписание;
• Приказы по личному составу (например, прием, увольнение);
• Приказы по основной деятельности (об утверждении локальных актов, например);
• Трудовые книжки;
• Локальные нормативные акты;
• График отпусков;
• Табель учета рабочего времени;
• Журналы (например, учета и движения трудовых книжек, по охране труда и т.д.).

Подробнее про документы кадрового делопроизводства в НКО можно прочитать в нашем специальном материале.

Из трудового законодательства следует обязанность работодателя во всех случаях, когда он нанимает сотрудников для работы по должностям на основании трудовых договоров (статьи 15 и 57 Трудового кодекса РФ), иметь штатное расписание с перечнем соответствующих должностей.

Штатное расписание не требуется, если организация пользуется услугами специалистов, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (например, оказания услуг), волонтеров, самозанятых, ИП, отдает работу на аутсорсинг другим организациям.

Претензии по поводу отсутствия штатного расписания также можно исключить в отношении некоммерческих организаций, соответствующих критериям, указанным в части второй статьи 309¹ Трудового кодекса РФ, поскольку они вправе отказаться от их принятия (статья 309² Трудового кодекса РФ). Указанные льготы допускаются в отношении НКО при работе по типовой форме трудового договора, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858.

Важно! Если НКО пользуются указанными льготами, они обязаны включить в трудовые договоры с работниками исчерпывающий перечень информации и условий, которые в ином случае содержались бы в штатном расписании. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора.

Однако, нужно учитывать, что штатное расписание, будучи источником информации о полном объеме имеющейся у работодателя работы, является практически незаменимым доказательством в трудовых спорах, поэтому отказываться от утверждения штатного расписания и поддержания его в актуальном состоянии в любом случае не рекомендуется. Кроме этого, утверждение штатного расписания предпочтительно, чтобы потенциальные сотрудники не появились в организации раньше указанного документа, поскольку такая ситуация является нарушением трудового законодательства. Поэтому мы рекомендуем даже при применении типового трудового договора штатное расписание разработать, утвердить и следить за его актуальностью, т.е. своевременно вносить в него изменения.

Как было указано выше - в штатном расписании указываются исключительно должности, по которым в некоммерческую организацию принимаются работники по трудовым договорам (трудовые отношения). При этом не имеет значения объем ставки (рабочее время), а также принимаете ли вы сотрудника в организацию на основное место работы или в качестве совместителя. Должности в рамках внешнего и внутреннего совместительства также должны быть отражены в штатном расписании организации.

Важно! Если в НКО параллельно реализуется несколько проектов, в которых привлекаются сотрудники по трудовым договорам, необходимо наименования всех должностей отразить в штатном расписании. При этом в организации должно быть только одно штатное расписание.

Важно! В штатном расписании могут быть должности, по которым сотрудники не трудоустроены. Законодательство не требует, чтобы все должности и штатные единицы были закрыты.

Договоры гражданско-правового характера (или, как говорят, ГПХ или ГПД: договор оказания услуг, договор подряда и пр.) никаких образом не отражаются в штатном расписании. Это гражданско-правовые отношения, а не трудовые. Аналогическая ситуация и при оформлении отношений с самозанятыми. Это такие же гражданско-правовые отношения, но со специальным субъектом - физическим лицом, применяющим специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход".

Информация о волонтерах также не подлежит фиксации в штатном расписании, так как отношения с волонтерами являются гражданско-правовыми, а не трудовыми и регулируются Федеральным законом от 11.08.1995 N 135-ФЗ "О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)".

Штатное расписание в некоммерческой организации по общему правилу утверждается приказом единоличного исполнительного органа, то есть руководителем в НКО. Однако стоит сделать важную оговорку: в уставе некоммерческой организации вопросы по утверждению штатной структуры организации и (или) системы оплаты труда могут быть отнесены к полномочиям иного органа управления (высшего или иного органа управления). В этом случае необходимо предварительно вынести вопрос об утверждении штатного расписания на заседание соответствующего органа управления. Проверьте свой устав, чтобы точно узнать, в компетенции какого органа управления входит данный вопрос.

В любом случае при предварительном утверждении штатного расписания иным органом управления в силу закона (статья 30 Федерального закона от 12 января 1996 года № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях") именно единоличный исполнительный орган НКО (руководитель) осуществляет текущее руководство деятельностью некоммерческой организации (при этом он подотчетен высшему органу управления некоммерческой организацией), на него и следует возлагать функции по утверждению штатного расписания соответствующим письменным приказом.

Аналогичная ситуация и по порядку внесения изменений. Если в НКО вводятся новые должности, изменяется объем штатных единиц, вносятся иные изменения в штатную структуру организации или меняются оклады (например, в связи с индексацией) - соответствующие изменения отражаются в новой редакции штатного расписания.

Новое штатное расписание отменяет старое и будет иметь новый порядковый номер. Дата, с которой новая редакция штатного расписания начинает действовать, указывается в приказе об утверждении и в самом штатном расписании.

Трудовое законодательство предъявляет к штатному расписанию лишь требования содержательного характера: наличие наименований должностей (в случае наличия структурных подразделений в организации (отделов, например) — наименование структурных подразделений с указанием должностей внутри каждого из них) и количество штатных единиц (статьи 15 и 57 Трудового кодекса РФ).

Также в штатном в штатном расписании указываются: штатные единицы, тарифные ставки или оклады (в НКО в подавляющем большинстве случаев это оклады) и прочие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации, надбавки за особые условия труда (при наличии).

Исходя из своих потребностей организация может самостоятельно разработать необходимую ей форму штатного расписания. Обязательной для применения формы законодательство не содержит.

Мы рекомендуем продолжать ориентироваться на форму штатного расписания, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Форма Т-3, утвержденная данным приказом, содержит все необходимые данные и вполне удобна для работы.

Некоммерческим организациям свойственна проектная (частичная) занятость сотрудников. Речь идут про ситуации, когда специалисты привлекаются к реализации проекта на конкретный срок. В этом случае заключаются не только срочные трудовые договоры, но и используются соответствующие механизмы дополнительной (вторичной) занятости, предусмотренные трудовым законодательством - совместительство (внутреннее и внешнее), а также совмещение должностей (профессий). И при совместительстве (оформляется отдельным трудовым договором), и при совмещении должностей (оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору) необходимо убедиться, что соответствующая должность имеется в штатном расписании организации.

За отсутствие штатного расписания некоммерческая организация может быть привлечена к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а за повторное нарушение - по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ. В соответствии с данными нормами за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права НКО может понести следующую ответственность:

предупреждение или наложение административного штрафа на руководителя НКО в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей, а на саму организацию может быть наложен штраф от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. При повторном нарушении штрафы возрастают.

Обращаем внимание, что в отношении НКО штатное расписание проверяет и Минюст. В частности, в соответствии с административным регламентом все копии штатных расписаний в обязательном порядке запрашиваются при плановой проверке НКО (пункт 14 приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 30 декабря 2021 года N 274).

Трудовые отношения, вытекающие из трудовых договоров, и регламентированные трудовым законодательством, весьма разнообразны. Ознакомиться с полным переченьем вопросов и ответов в части ведения кадрового делопроизводства в некоммерческих организациях можно в специальном путеводителе по ссылке.