В вашей НКО был или есть хотя бы один трудовой договор? Значит у вас должно быть утверждено штатное расписание. Это документ, в котором отражается организационная структура, перечень должностей, а также информация о количестве штатных единиц и элементах системы оплаты труда.
Хоть штатное расписание и является базовым документом кадрового делопроизводства, вопросов в практике возникает много:
На эти и другие вопросы вы сможете найти ответы в нашей статье от юристов Правового ресурсного центра "Третий сектор".
Хоть штатное расписание и является базовым документом кадрового делопроизводства, вопросов в практике возникает много:
- В каких случаях в НКО штатное расписание является обязательным документом?
- По какой форме делать штатное расписание и что в нем указывать?
- Как утвердить штатное расписание и внести в него при необходимости изменения?
- Кто проверят штатное расписание и какая предусмотрена ответственность за его отсутствие?
На эти и другие вопросы вы сможете найти ответы в нашей статье от юристов Правового ресурсного центра "Третий сектор".
Понятие штатного расписания
Штатное расписание — это кадровый документ организации, в котором отражается организационная структура, перечень наименований должностей по каждому структурному подразделению (при наличии) и в целом по организации, а также информация о количестве штатных единиц и элементах системы оплаты труда.
Значение штатного расписания в НКО
Штатное расписание по общему правилу является неотъемлемой частью кадрового делопроизводства в любой организации, в том числе в НКО. Штатное расписание напрямую упоминается в законодательно закрепленном понятии «трудовые отношения» (статья 15 Трудового кодекса РФ). Так, например, точное наименование должности, содержащейся в трудовом договоре, определяется именно штатным расписанием.
Штатное расписание применяют для оформления штатной структуры в НКО - штатного состава работников по должностям и штатной численности организации (статья 57 Трудового кодекса РФ, раздел 1 указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1).
В штатное расписание вносятся все оплачиваемые должности организации в рамках трудовых отношений. Именно на основании этого документа в дальнейшем осуществляется прием сотрудников на работу в некоммерческую организации.
В штатное расписание вносятся все оплачиваемые должности организации в рамках трудовых отношений. Именно на основании этого документа в дальнейшем осуществляется прием сотрудников на работу в некоммерческую организации.
Обязательность утверждения штатного расписания в НКО
Из трудового законодательства следует обязанность работодателя во всех случаях, когда он нанимает персонал для работы по должностям на основании трудовых договоров (статьи 15 и 57 Трудового кодекса РФ), иметь штатное расписание с перечнем этих должностей. Штатное расписание не требуется, если организация пользуется услугами специалистов, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (например, оказания услуг), волонтеров, самозанятых, ИП, отдает работу на аутсорс иным организациям.
Претензии по поводу отсутствия штатного расписания также можно исключить в отношении некоммерческих организаций, соответствующих критериям, указанным в части второй статьи 3091 Трудового кодекса РФ, поскольку они вправе отказаться от их принятия (статья 3092 Трудового кодекса РФ). Указанные льготы допускаются в отношении тех НКО, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год составила не более 15 человек, либо доход которых за предшествующий календарный год составил не более 120 млн. рублей. В случае, если НКО перестала соответствовать указанным требованиям, не позднее четырех месяцев с даты размещения информации в форме открытых данных на официальном сайте ФНС (онлайн-сервис «Прозрачный бизнес») штатное расписание должно быть утверждено.
Важно! Если НКО пользуются указанными льготами, они обязаны включить в трудовые договоры с работниками исчерпывающий перечень информации и условий, которые в ином случае содержались бы в штатном расписании. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858).
Тем не менее, нужно учитывать, что штатное расписание, будучи источником информации о полном объеме имеющейся у работодателя работы, является практически незаменимым доказательством в трудовых спорах, поэтому отказываться от утверждения штатного расписания и поддержания его в актуальном состоянии в любом случае не рекомендуется. Кроме этого, утверждение штатного расписания предпочтительно, чтобы потенциальные сотрудники не появились в организации раньше указанного документа, поскольку такая ситуация является нарушением трудового законодательства. Поэтому мы рекомендуем даже при применении типового трудового договора штатное расписание разработать, утвердить и следить за его актуальностью.
Претензии по поводу отсутствия штатного расписания также можно исключить в отношении некоммерческих организаций, соответствующих критериям, указанным в части второй статьи 3091 Трудового кодекса РФ, поскольку они вправе отказаться от их принятия (статья 3092 Трудового кодекса РФ). Указанные льготы допускаются в отношении тех НКО, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год составила не более 15 человек, либо доход которых за предшествующий календарный год составил не более 120 млн. рублей. В случае, если НКО перестала соответствовать указанным требованиям, не позднее четырех месяцев с даты размещения информации в форме открытых данных на официальном сайте ФНС (онлайн-сервис «Прозрачный бизнес») штатное расписание должно быть утверждено.
Важно! Если НКО пользуются указанными льготами, они обязаны включить в трудовые договоры с работниками исчерпывающий перечень информации и условий, которые в ином случае содержались бы в штатном расписании. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858).
Тем не менее, нужно учитывать, что штатное расписание, будучи источником информации о полном объеме имеющейся у работодателя работы, является практически незаменимым доказательством в трудовых спорах, поэтому отказываться от утверждения штатного расписания и поддержания его в актуальном состоянии в любом случае не рекомендуется. Кроме этого, утверждение штатного расписания предпочтительно, чтобы потенциальные сотрудники не появились в организации раньше указанного документа, поскольку такая ситуация является нарушением трудового законодательства. Поэтому мы рекомендуем даже при применении типового трудового договора штатное расписание разработать, утвердить и следить за его актуальностью.
Трудовые договоры, ГПХ и самозанятые: что отражать в штатном расписании?
Как было указано выше - в штатном расписании указываются исключительно должности, по которым в НКО принимаются сотрудники по трудовым договорам (трудовые отношения). При этом не имеет значения объем ставки (рабочее время), а также принимаете ли вы сотрудника в организацию на основное место работы или в качестве совместителя. Должности в рамках внешнего и внутреннего совместительства также должны быть отражены в штатном расписании НКО.
Важно! Если в НКО параллельно реализуется несколько проектов, в которых привлекаются сотрудники по трудовым договорам, необходимо наименования всех должностей отразить в штатном расписании. При этом в организации должно быть только одно штатное расписание.
Договоры гражданско-правового характера (или как говорят - ГПХ: договор оказания услуг, договор подряда и пр.) никаких образом не отражаются в штатном расписании. Это гражданско-правовые отношения, а не трудовые. Аналогическая ситуация и с самозанятыми в НКО. Это такие же гражданско-правовые отношения, но со специальным субъектом - физическим лицом, применяющим специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход".
Информация о волонтерах также не подлежит фиксации в штатном расписании, так как отношения с волонтерами являются гражданско-правовыми.
Важно! Если в НКО параллельно реализуется несколько проектов, в которых привлекаются сотрудники по трудовым договорам, необходимо наименования всех должностей отразить в штатном расписании. При этом в организации должно быть только одно штатное расписание.
Договоры гражданско-правового характера (или как говорят - ГПХ: договор оказания услуг, договор подряда и пр.) никаких образом не отражаются в штатном расписании. Это гражданско-правовые отношения, а не трудовые. Аналогическая ситуация и с самозанятыми в НКО. Это такие же гражданско-правовые отношения, но со специальным субъектом - физическим лицом, применяющим специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход".
Информация о волонтерах также не подлежит фиксации в штатном расписании, так как отношения с волонтерами являются гражданско-правовыми.
Утверждение штатного расписания и внесение в него изменений
Штатное расписание в некоммерческой организации по общему правилу утверждается приказом единоличного исполнительного органа, то есть руководителем в НКО. Однако стоит сделать важную оговорку: в уставе некоммерческой организации вопросы по утверждению штатной структуры организации и (или) системы оплаты труда могут быть отнесены к полномочиям иного органа управления (высшего или иного органа управления). В этом случае необходимо предварительно вынести вопрос об утверждении штатного расписания на заседание соответствующего органа управления.
В любом случае при предварительном утверждении штатного расписания иным органом управления в силу закона (статья 30 Федерального закона от 12 января 1996 года № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях») именно единоличный исполнительный орган НКО (руководитель) осуществляет текущее руководство деятельностью некоммерческой организации (при этом он подотчетен высшему органу управления некоммерческой организацией), на него и следует возлагать функции по утверждению штатного расписания соответствующим приказом (распоряжением).
Аналогичная ситуация и по порядку внесения изменений. Если в НКО вводятся новые должности, изменяется объем штатных единиц, вносятся иные изменения в штатную структуру организации - соответствующие изменения отражаются в новой редакции штатного расписания.
Новое штатное расписание отменяет старое и будет иметь новый порядковый номер. Дата, с которой новая редакция штатного расписания начинает действовать, указывается в приказе об утверждении и в самом штатном расписании.
В любом случае при предварительном утверждении штатного расписания иным органом управления в силу закона (статья 30 Федерального закона от 12 января 1996 года № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях») именно единоличный исполнительный орган НКО (руководитель) осуществляет текущее руководство деятельностью некоммерческой организации (при этом он подотчетен высшему органу управления некоммерческой организацией), на него и следует возлагать функции по утверждению штатного расписания соответствующим приказом (распоряжением).
Аналогичная ситуация и по порядку внесения изменений. Если в НКО вводятся новые должности, изменяется объем штатных единиц, вносятся иные изменения в штатную структуру организации - соответствующие изменения отражаются в новой редакции штатного расписания.
Новое штатное расписание отменяет старое и будет иметь новый порядковый номер. Дата, с которой новая редакция штатного расписания начинает действовать, указывается в приказе об утверждении и в самом штатном расписании.
Структура штатного расписания
Трудовой кодекс РФ предъявляет к штатному расписанию лишь требования содержательного характера: наличие наименований должностей (в случае наличия структурных подразделений в организации (отделов, например) — наименование структурных подразделений с указанием должностей внутри каждого из них) и количество штатных единиц (статьи 15 и 57 Трудового кодекса РФ).
Также в штатном в штатном расписании указываются: штатные единицы, тарифные ставки или оклады (в НКО в подавляющем большинстве случаев это оклады) и прочие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации, надбавки за особые условия труда (при наличии).
Исходя из своих потребностей организация может самостоятельно разработать необходимую ей форму штатного расписания. Обязательной для применения формы законодательство не содержит.
Мы рекомендуем продолжать ориентироваться на форму штатного расписания, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма Т-3, утвержденная данным приказом, содержит все необходимые данные и вполне удобна для работы.
Также в штатном в штатном расписании указываются: штатные единицы, тарифные ставки или оклады (в НКО в подавляющем большинстве случаев это оклады) и прочие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации, надбавки за особые условия труда (при наличии).
Исходя из своих потребностей организация может самостоятельно разработать необходимую ей форму штатного расписания. Обязательной для применения формы законодательство не содержит.
Мы рекомендуем продолжать ориентироваться на форму штатного расписания, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма Т-3, утвержденная данным приказом, содержит все необходимые данные и вполне удобна для работы.
Кто проверят штатное расписание и какая предусмотрена ответственность за его отсутствие?
Как мы ответили выше, штатное расписание как документ, оформляющий структуру, штатный состав и штатную численность, должно быть в некоммерческой организации.
За отсутствие штатного расписания НКО может быть привлечена к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а за повторное нарушение - по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ. В соответствии с данными нормами за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права НКО может понести следующую ответственность:
предупреждение или наложение административного штрафа на руководителя НКО в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей, а на саму организацию может быть наложен штраф от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. При повторном нарушении штрафы возрастают.
За отсутствие штатного расписания НКО может быть привлечена к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а за повторное нарушение - по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ. В соответствии с данными нормами за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права НКО может понести следующую ответственность:
предупреждение или наложение административного штрафа на руководителя НКО в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей, а на саму организацию может быть наложен штраф от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. При повторном нарушении штрафы возрастают.
Обращаем внимание, что в отношении НКО штатное расписание проверяет Минюст. В частности, в соответствии с административным регламентом все копии штатных расписаний в обязательном порядке запрашиваются при плановой проверке НКО (пункт 14 приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 30 декабря 2021 г. N 274).