Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, вступил в силу 01.09.2021. Указанный Порядок и другие нормативные акты не обязывают работодателей вести личные карточки работников. При этом в Порядке не установлен запрет на ведение личных карточек работников.
По мнению Минтруда России, работодатель может самостоятельно принять решение о ведении личных карточек для кадрового учета. При этом личную карточку работника можно вести в электронном виде, поскольку законодательство о бухучете предоставляет возможность руководителю организации определять форму первичных учетных документов и составлять электронный первичный учетный документ.
Данная позиция также отражена в письме Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487.
При этом не стоит путать личную карточку работника с личным делом работника. Личная карточка - это кадровый документ, суммирующий все сведения и сотруднике. Личное дело - это набор документов (как правило, копий), содержащих сведения о сотруднике и его работе. Например, в личном деле могут храниться документы, подтверждающие квалификацию работника по итогам прохождения обучения. По общему правилу ведение личных дел в некоммерческих организациях также является правом, а не обязанностью работодателя. Обязанность и правила ведения личных дел работника на уровне каждой организации могут закрепляться внутренним локальным актом.
Все эти бумаги принято подшивать в одну папку, правильно маркировать и хранить, как в архиве.
Дата публикации: 11.05.2022
Автор-составитель: Селитраров Артем, юрист АНО "Третий сектор"