От имени некоммерческой организации могут действовать сразу несколько лиц, при этом не обязательно быть руководителем организации. Но наделение лица полномочиями руководителя, или предоставление ему единичного права, например, на подписание какого-либо документа с контрагентом, заключение сделки и т.п., должно быть надлежащим образом оформлено.
Для наделения определенного лица правом подписи какого-либо документа от имени организации предлагаем следовать следующему алгоритму:
- Выбрать доверенное лицо в организации: например, заместитель руководителя, главный бухгалтер или руководитель одного из направлений работы.
- Определиться с перечнем полномочий, сферой действия (действия доверенное лицо будет осуществлять внутри организации или же еще во внешних отношениях, например, заключение договора с контрагентом).
- Оформление доверенности в соответствии с гражданским законодательством (подробнее про оформление доверенности можно найти в статье 185 ГК РФ).
- Оформление внутреннего приказа для осуществление организационно-распорядительных функций внутри организации.
Доверенность от имени юридического лица выдается в простой письменной форме. По общему правилу нотариальная форма не нужна. Форму доверенности организация определяет сама, унифицированные формы не установлены. Доверенность может выдаваться на нескольких представителей сразу (ограничений по количеству нет).
При этом в доверенности обязательно должны содержаться:
- Дата выдачи доверенности (если дата не указана, доверенность считается ничтожной);
- Наименование и реквизиты организации (ИНН, ОГРН, юр адрес) и доверенного лица (ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные, адрес регистрации);
- Подпись руководителя организации и подпись доверенного лица.
Также из закона следует, что доверенность должна содержать суть и перечень делегируемых полномочий. Следует указывать и срок, на который выдается доверенность (если он не указан, то доверенность считается действующей 1 год с момента ее выдачи).
Но когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с внесением изменений в государственные реестры (например ЕГРЮЛ, ЕГРП) - доверенность необходимо заверить у нотариуса.
Если лицо выполняет возложенные на него полномочия и внутри организации, то издают еще и приказ (например, для подписания внутренних организационно-распорядительных, в том числе кадровых документов). Приказ подписывает лицо, действующее от имени организации без доверенности - т.е. руководитель в силу записи в ЕГРЮЛ.
В случае, когда исполнение обязанности руководителя НКО возлагается на иного работника, необходимо помнить про трудовое законодательство, а именно про статью 151 Трудового кодекса РФ: при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличения объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата.
При этом размер такой доплаты не регламентируется: это может быть определённая фиксированная выплата или, например, процент от окладной части заработной платы работника, на которого возлагается дополнительная трудовая функция.
Но если у такого работника в трудовом договоре или должностной инструкции предусмотрено временное исполнение обязанности руководителя на период нахождения его в отпуске или на больничном, то предусматривать доплату не требуется. При этом всегда лучше издавать приказ с отражением всех фактов.
Также стоит понимать, что приказ играет роль право подтверждающего документа только внутри организации, для гражданско-правового оборота он таким документом не является (как сказано выше, необходимо оформить доверенность).