Путеводитель для руководителя НКО: первые шаги после регистрации организации

Позади важный этап – ваша некоммерческая организация (далее – НКО) официально прошла государственную регистрацию. Впереди вас ждет интересный опыт работы в качестве руководителя НКО. Своя организация – помимо прочего, это административно-хозяйственная детальность, разнообразные взаимоотношения с контрагентами и органами власти, а также ответственность.

Чтобы вам сориентироваться в первых шагах работы в качестве руководителя НКО, команда Правового ресурсного центра «Третий сектор» подготовила правовой путеводитель, который поможет вам в первых, но уверенных шагах работы новой организации.

Первое, с чего стоит начать – это скачать из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) выписку в отношении вашей НКО. Выписка позволит вам узнать всю важную и юридически значимую информацию об организации: дату регистрации, номер ОГРН, номера ИНН и КПП, полное и сокращенное наименования, юридический адрес, номера ОКВЭД, наименование должности руководителя и прочее. Сохраните себе выписку, чтобы она всегда была у вас под рукой.

При регистрации НКО в электронной форме из налоговой приходит электронный архив с документами (устав, свидетельство о постановке на учет в ФНС и пр.). Обязательно себе его сохраните. Документы с прикрепленной ЭЦП от ФНС имеют полную юридическую силу.

Срок: сохранить документы необходимо сразу после регистрации НКО.

Получите оригиналы документов о регистрации НКО в вашем территориальном отделении Минюста России. После регистрации НКО Минюст обязан выдать лицу, который выступал заявителем при регистрации организации (это всегда один из учредителей - руководитель НКО или иное лицо), оригиналы документов, подтверждающих государственную регистрацию: экземпляр устава с печатью Минюста, свидетельство о государственной регистрации, лист записи в ЕГРЮЛ. Получить документы можно также иному лицо, но нужна будет нотариально удостоверенная доверенность.

Как правило, специалисты Минюста сами связываются с заявителями и приглашают получить документы. Если в течение 5-7 рабочих дней после появления записи в ЕГРЮЛ вам не позвонили и не написали, рекомендуем самостоятельно позвонить в отдел регистрации и уточнить порядок получения документов.

Срок: документы необходимо забрать в Минюсте в течение нескольких дней с момента их готовности к выдаче, иначе документы передадут в архив и забрать их будет сложней (по заявлению).

Если при регистрации НКО вы приняли решение о переходе с общего режима налогообложения на упрощенную систему налогообложения (УСН), то необходимо подать в ФНС по месту регистрации заявление о переходе не УСН. Законодательство отводит на это 30 дней с момента государственной регистрации организации. В этом случае будет считаться, что НКО работает по УСН с даты регистрации.

Если пропустить 30 дней – текущий год НКО будет на общей системе налогообложения, а перейти на УСН можно будет уже только на следующий год. Рекомендуем сперва согласовать режим УСН, в том числе налогооблагаемую базу (доход или доход минус расход), со своим бухгалтером.

Подается заявление в отделение ФНС, которое указано в вашей выписке из ЕГРЮЛ. Заявление оформляется в двух экземплярах: одно сдается, на втором ставится отметка о приеме. Также можно подать заявление через систему электронного документооборота с использованием ЭЦП.

Срок: 30 дней с даты регистрации НКО.

Печать – обязательный атрибут любой НКО. Законодательство требует, чтобы печать некоммерческой организации содержала полное наименование НКО на русском языке. Также рекомендуем отразить в печати некоторые реквизиты вашей организации – например, ОГРН, ИНН или КПП. Остальное по желанию. Обратиться за подготовкой печати можно в любую удобную для вас организацию. По желанию можно указать юридический адрес, логотип и иные элементы. Форма оттиска круглая. Найти изготовителя печатей легко в Интернете, сейчас есть много онлайн-магазинов.

Печать является неотъемлемым элементом документооборота любого юридического лица: печатью скрепляются договоры, акты, отчеты и другая важная документация.
В НКО могут использоваться также бланки, штампы организации. Законодательством каких-либо обязательных требований к ним не предусмотрено.

Срок: установленного в законодательстве срока нет, но рекомендуется не откладывать, так как печать вам может потребоваться уже в ближайшее время - при подписании первых договоров, соглашений о сотрудничестве и пр.

Сегодня большая часть документооборота ведется в электронной форме с использованием ЭЦП. ЭЦП — это электронная цифровая подпись, которая заменяет собой «живую». Сегодня она должна быть у любой организации, включая некоммерческие.

Электронная подпись необходима для электронного документооборота: отчетность в ФНС, Социальный фонд России, Росстат и т.д., оформление запросов в органы власти и взаимодействие с грантодателями. Также ЭЦП будет вам нужна для ряда действий на госпорталах, а дальше для обмена электронными документами с контрагентами.

Квалифицированная электронная подпись записывается на специальный токен (защищенный носитель). Квалифицированную ЭЦП оформляет на себя руководитель НКО. Получить ЭЦП может и работник НКО. Если руководитель в дальнейшем оформит машиночитаемую электронную доверенность, например, бухгалтеру, тогда он сможет использовать свою ЭЦП для подписи и представления отчетности как уполномоченный работник с правом подписи документов.

В настоящий момент ФНС осуществляет бесплатный выпуск ЭЦП на руководителей организаций. Для этого потребуются:

• Заявление на изготовление электронной подписи (формируется в ФНС при личном обращении за ЭЦП)
• Паспорт
• СНИЛС

В ФНС данная услуга бесплатная, порядок выдачи ЭЦП нужно уточнять в вашей районной ФНС или в контакт-центре налоговой. Как правило, ЭЦП оформляется по предварительной записи. Обращаем внимание, что ФНС записывает ЭЦП на ваш защищенный носитель (рутокен).

Получить ЭЦП можно также в доверенных ФНС удостоверяющих центрах. Например, такие центры есть у Сбербанка или Контура. Для такого способа получения нужно уточнить необходимый комплект документов. Помимо вышеперечисленных документов может также понадобиться протокол/решение, которым был назначен руководитель, или приказ, выписка из ЕГРЮЛ/лист записи, иные документы.

Срок: чем быстрее, тем лучше - без ЭЦП на руководителя НКО не будет возможности настроить электронный документооборот и сдавать отчетность организации в электронной форме.

С 1 января 2025 года в соответствии с Приказом Минюста от 05.06.2024 N 180 все НКО обязаны пройти регистрацию на новом портале Минюста для того, чтобы в течение 30 календарных дней после регистрации организации разместить на портале свой устав.

Устав размещается НКО самостоятельно в формате PDF (c электронной отметкой ФНС или печатью Минюста в машиночитаемом виде - текст должен распознаваться и копироваться) через личный кабинет на портале Минюста.

Например: НКО была зарегистрирована 28.01.2025 - значит, разместить устав на портале необходимо не позднее 28.02.2025.

Чтобы пройти регистрацию на портале, необходимо иметь на руках ЭЦП как руководителя НКО, а также личный кабинет НКО на портале Госуслуги - заводится он через личный кабинет руководителя организации по инструкции.

Срок: 30 календарных дней с даты регистрации НКО

Любая организация, в том числе НКО, которая работает с персональными данными обязана подать уведомление в Роскомнадзор в реестр операторов персональных данных.

С какого дня начинается обработка персональных данных? В ряде случаев с даты регистрации организации, так как организация с даты создания уже хранит данные - например, учредителей/членов. В других случаях - с даты проведения первого мероприятия с регистрацией участников, запуска сайта, первого работника или оформления отношений с контрагентом - физическим лицом. В любом случае НКО выступает оператором персональных данных - собирает данные, хранит их, использует и т.д., поэтому игнорировать данное требование нельзя. Все операторы персональных данных по требованиям статьи 22 Федерального закона от 27.07.2026 N 152-ФЗ "О персональных данных" должны подать данное уведомление.

Подать уведомление можно в электронной форме на сайте Роскомнадзора. Для этого потребуется ЭЦП, выпущенная на руководителя НКО, или профиль организации на портале Госуслуг.

Дополнительная информация: запись вебинара "НКО и Роскомнадзор: как попасть в реестр операторов персональных данных, чтобы избежать санкций и новых штрафов"

Кстати, в июле 2025 года мы опубликовали путеводитель по работе с персональными данными в НКО. Ознакомиться можно здесь.

Важно! С 30 мая 2025 года значительно ужесточилась ответственность за нарушения в области персональных данных. За отсутствие обязательных документов, в том числе на сайте организации, за отсутствие организации в реестре операторов персональных данных предусмотрены штрафы от 30 до 300 тыс. рублей.

Срок: рекомендуем в течение 30 календарных дней с даты регистрации НКО

Для открытия расчетного счета вам в первую очередь необходимо выбрать банк, в котором данный счет будет открыт. Для того, чтобы сделать правильный выбор, необходимо ознакомиться с условиями обслуживания в отдельных банках, какие там проценты, размер комиссии, условия ведения зарплатного проекта, предусмотрены ли обязательные платежи и т.п., после выбрать наиболее подходящие для вас условия, узнать в банке, какие документы нужно предоставить для открытия расчетного счета.

Вопрос открытия расчетного счета также рекомендуем согласовать со своим бухгалтером.

Срок: установленного в законодательстве срока нет, счет вам потребуется при первых официальных расчетах (поступления или расходы). Например, это может быть внесение учредителем обязательной суммы в размере 10 т.р. для ведения приносящей доход деятельности на счет организации или поступление благотворительного пожертвования.

Если в вашем уставе при создании были указаны возможные виды приносящей доход деятельности (например, платные услуги), то в решении/протоколе о создании организации у вас есть пункт про обязательное формирование имущества в размере 10 т.р. Это требование законодательства, некий аналог формирования уставного капитала. Порядок формирования имущества определен вашим решением/протокол о создании НКО. Один из вариантов формирования имущества - перевод денежных средств учредителем (учредителями) на расчетный счет организации.

Срок и способ формирования имущества: в соответствии с решением/протоколом о создании организации.

После государственной регистрации НКО рекомендуем сразу же определиться с организацией ведения бухгалтерского, налогового учета, а также найти человека (организацию), кто будет сдавать отчетность в контрольные органы (в том числе нулевую отчетность).

Устроить бухгалтера можно в штат или заключить договор на бухгалтерское обслуживание (с иной организацией, ИП или физическим лицом).
При оформлении отношений с бухгалтером также встанет вопрос о программном продукте, через который будет осуществляться электронный документооборот (например, СБИС, Контур-Экстерн или ЭДО от Сбербанка).

Срок: чем быстрее, тем лучше - даже при отсутствии фактической деятельности и движения по расчетному счету, необходимо сдавать нулевую отчетность (Росстат, ФНС, СФР, Минюст).

Карточка организации облегчит вам взаимодействие с контрагентами при заключении договоров и соглашений. Форму карточки каждая организация определяет самостоятельно, главное отразить всю юридически значимую информацию, а также контактные данные.

Как правило, в карточке организации отражают следующую информацию:

• Полное и сокращенное наименование организации;
• ОГРН, ИНН и КПП;
• Юридический и фактический (почтовый) адрес;
• Банковские реквизиты;
• Должность и ФИО руководителя;
• Контактные данные НКО: сайт, контактный телефон, официальная электронная почта.

Карточку организации удобно направлять контрагентам при заключении договоров и соглашений. Рекомендуем также разместить карточку на официальном сайте вашей организации.

Срок: установленного в законодательстве срока нет, а карточка организации нужна лишь для вашего удобства работы с контрагентами и партнерами.

Если планируется трудоустройство работника (включая самого руководителя), то рекомендуем изучить действующее трудовое законодательство, разработать и принять все необходимые локальные нормативные акты, документы по трудоустройству (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, трудовой договор, приказ о трудоустройстве и пр.).

Что касается оформления руководителя НКО. Действующим законодательством предусматриваются следующие варианты оформления отношений между НКО и ее руководителем:

• заключение трудового договора;
• заключение договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг (например, на период реализации проекта);
• отсутствие трудового и иного договора. В данном случае руководитель действует от имени НКО в силу назначения в соответствии с протоколом общего собрания или иным документом, в котором выражено решение учредителей НКО, а также в соответствии с записью в ЕГРЮЛ (функционал единоличного исполнительного органа).

Также стоит понимать, что трудовые отношения (при заключении трудового договора) предполагают выплату заработной платы, иначе работодатель наткнется на крупные штрафы. Зарплата выплачивается 2 раза в месяц с учетом занимаемой ставки (объема рабочего времени) и уровня МРОТ.

Организация - живой организм. Со временем что-то может поменяться - направления работы, руководство, иные сведения, которые влияют на официальную информацию об организации.

Вы помните, что устав для любой НКО - это настольная книга, с которой всегда необходимо сверять свою фактическую деятельность. Если есть расхождения - в устав необходимо вносить изменения, регистрировать его в Минюсте в новой редакции.

В каких случаях необходимо менять устав:

1) меняется полное или сокращенное наименование НКО;
2) вы начали использовать логотип, но его описания в уставе нет;
3) меняется место нахождения вашей организации;
4) вы планируете заниматься платной деятельностью, но в уставе у вас не перечислены виды приносящей доход деятельности;
5) необходимо внести новые виды приносящей доход деятельности (платная деятельность);
6) вы приняли решение расширить ваши виды деятельности, добавить новые направления работы;
7) добавляются новые органы управления или меняется компетенция/порядок принятия решения по действующим органам управления.

Иногда приходится менять устав в связи с изменениями законодательства. Законодательство в отношении НКО крайне подвижное, поэтому важно держать руку на пульсе. О всех важных изменениях, которые нельзя пропускать, мы пишем в нашей группе VK - подпишетесь, чтобы ничего не пропустить.

В каких случаях необходимо менять сведения в ЕГРЮЛ:

1) меняется полное или сокращенное наименование НКО (вместе с уставом);
2) меняется юридический адрес организации;
3) меняется руководитель организации;
4) меняется состав учредителей (ввод/вывод учредителей);
5) меняются/добавляются коды по ОКВЭД;
6) меняется/добавляется официальная электронная почта.

Важно: все вышеперечисленные изменения проходят через регистрационные действия в Минюсте.