Сегодня большая часть документооборота ведется в электронной форме с использованием ЭЦП. ЭЦП — это электронная цифровая подпись, которая заменяет собой «живую». Сегодня она должна быть у любой организации, включая некоммерческие.
Электронная подпись необходима для электронного документооборота: отчетность в ФНС, Фонд пенсионного и социального страхования РФ, Росстат и т.п., оформление запросов в органы власти и взаимодействие с грантодателями. Также ЭЦП будет вам нужна для ряда действий на госпорталах, а дальше для обмена электронными документами с контрагентами.
Квалифицированная электронная подпись записывается на специальный токен (защищенный носитель). Квалифицированную ЭЦП оформляет на себя руководитель НКО. Получить ЭЦП может и работник НКО. Если руководитель в дальнейшем оформит машиночитаемую электронную доверенность, например, бухгалтеру, тогда он сможет использовать свою ЭЦП для подписи и представления отчетности как уполномоченный работник с правом подписи документов.
В настоящий момент ФСН осуществляет бесплатный выпуск ЭЦП на руководителей организаций. Для этого потребуются:
- Заявление на изготовление электронной подписи (формируется в ФНС при личном обращении за ЭЦП)
- Паспорт
- СНИЛС
В ФНС данная услуга бесплатная, порядок выдачи ЭЦП нужно уточнять в вашей районной ФНС или в контакт-центре налоговой. Как правило, ЭЦП оформляется по предварительной записи. Обращаем внимание, что ФНС записывает ЭЦП на ваш защищенный носитель (рутокен).
Получить ЭЦП можно также в доверенных ФНС удостоверяющих центрах. Например, такие центры есть у Сбербанка или Контура. Для такого способа получения нужно уточнить необходимый комплект документов. Помимо вышеперечисленных документов может также понадобиться протокол/решение, которым был назначен руководитель, или приказ, выписка из ЕГРЮЛ/лист записи, иные документы.
Срок: чем быстрее, тем лучше - без ЭЦП на руководителя НКО не будет возможности настроить электронный документооборот и сдавать отчетность организации в электронной форме.