Путеводитель для руководителя НКО: первые шаги после регистрации организации

Позади важный этап – ваша некоммерческая организация (далее – НКО) официально прошла государственную регистрацию. Впереди вас ждет интересный опыт работы в качестве руководителя НКО. Своя организация – помимо прочего, это административно-хозяйственна детальность, разнообразные взаимоотношения с контрагентами и органами власти, а также ответственность.

Чтобы вам сориентироваться в первых шагах работы в качестве руководителя НКО, Команда Правового ресурсного центра «Третий сектор» подготовила правовой путеводитель, который поможет вам в первых, но уверенных шагах работы новой организации.

Первое, с чего стоит начать – это скачать из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) выписку в отношении вашей НКО. Выписка позволит вам узнать всю важную и юридически значимую информацию об органиазации: дату регистрации, номер ОГРН, номера ИНН и КПП, полное и сокращенное наименование, юридический адрес, номера ОКВЭД, наименование должности руководителя и прочее. Сохраните себе выписку, чтобы она всегда была у вас под рукой.

Получите оригиналы документов о регистрации НКО в вашем территориальном отделении Минюста России. После регистрации НКО Минюст обязан выдать руководителю НКО (или иному лицу по доверенности) оригиналы документов, подтверждающих государственную регистрацию: экземпляр устава с печатью Минюста, свидетельство о государственной регистрации, лист записи в ЕГРЮЛ.

Как правило специалисты Минюста сами связываются с заявителями и приглашают получить документы. Если в течение 5-7 рабочих дней после появления записи в ЕГРЮЛ вам не позвонили и не написали, рекомендуем самостоятельно позвонить в отдел регистрации и уточнить порядок получения документов.

Если при регистрации НКО вы приняли решение о переходе с общего режима налогообложения на упрощенную систему налогообложения (УСН), то необходимо подать в ФНС по месту регистрации заявление о переходе не УСН. Законодательство отводит на это 30 дней с момента государственной регистрации организации. В этом случае будет считаться, что НКО работает по УСН с даты регистрации.

Если пропустить 30 дней – текущий год НКО будет на общей системе налогообложения, а перейти на УСН можно будет уже только на следующий год. Рекомендуем сперва согласовать режим УСН, в том числе налогооблагаемую базу (доход иди доход минус расход) со своим бухгалтером.

Подается заявление в отделение ФНС, которые указано в вашей выписке из ЕГРЮЛ. Заявление оформляется в двух экземплярах: одно сдается, на втором ставится отметка о приеме. Также можно подать заявление через систему электронного документооборота с использованием ЭЦП.

Печать – обязательный атрибут любой НКО. Законодательство требует, чтобы печать некоммерческой организации содержала полное наименование НКО на русском языке. Также рекомендуем отразить в печати некоторые реквизиты вашей организации – например, ОГРН, ИНН или КПП. Остальное по желанию. Обратиться за подготовкой печати можно в любую удобную для вас организацию. По желанию можно указать юридический адрес, логотип и иные элементы. Форма оттиска круглая. Найти изготовителя печатей легко в Интернете, сейчас есть много онлайн-магазинов.

Печать является неотъемлемым элементом документооборота любого юридического лица: печатью скрепляются договоры, акты, отчеты и другая важная документация.
В НКО могут использоваться также бланки, штампы организации. Законодательством каких-либо обязательных требований к ним не предусмотрено.

Сегодня большая часть документооборота ведется в электронной форме с использованием ЭЦП. ЭЦП — это электронная цифровая подпись, которая заменяет собой «живую». Сегодня она должна быть у любой организации, включая некоммерческие.

Электронная подпись необходима для электронного документооборота: отчетность в ФНС, Фонд пенсионного и социального страхования РФ, Росстат и т.п., оформление запросов в органы власти и взаимодействие с грантодателями. Также ЭЦП будет вам нужна для ряда действий на госпорталах, а дальше для обмена электронными документами с контрагентами.

Квалифицированная электронная подпись записывается на специальный токен (защищенный носитель). Квалифицированную ЭЦП оформляет на себя руководитель НКО. Получить ЭЦП может и работник НКО. Если руководитель в дальнейшем оформит машиночитаемую электронную доверенность, например, бухгалтеру, тогда он сможет использовать свою ЭЦП для подписи и представления отчетности как уполномоченный работник с правом подписи документов.

В настоящий момент ФСН осуществляет бесплатный выпуск ЭЦП на руководителей организаций. Для этого потребуются:

• Заявление на изготовление электронной подписи
• Паспорт
• СНИЛС

В ФНС данная услуга бесплатная, порядок выдачи ЭЦП нужно уточнять в вашей районной ФНС или в контакт-центре налоговой. Как правило, ЭЦП оформляется по предварительной записи. Обращаем внимание, что ФНС записывает ЭЦП на ваш защищенный носитель (рутокен).

Получить ЭЦП можно также в доверенных ФНС удостоверяющих центрах. Например, такие центры есть у Сбербанка или Контура. Для такого способа получения нужно уточнить необходимый комплект документов. Помимо вышеперечисленных документов может также понадобиться протокол/решение, которым был назначен руководитель, или приказ, выписка из ЕГРЮЛ/лист записи, иные документы.

Для открытия расчетного счета вам в первую очередь необходимо выбрать банк, в котором данный счет будет открыт. Для того, чтобы сделать правильный выбор, необходимо ознакомиться с условиями обслуживания в отдельных банках, какие там проценты, размер комиссии, условия ведения зарплатного проекта, предусмотрены ли обязательные платежи и т.п., после выбрать наиболее подходящие для вас условия, узнать в банке, какие документы нужно предоставить для открытия расчетного счета.

Вопрос открытия расчетного счета также рекомендуем согласовать со своим бухгалтером.

После государственной регистрации НКО рекомендуем сразу же определиться с организацией ведения бухгалтерского, налогового учета, а также найти человека (организацию), кто будет сдавать отчетность в контрольные органы (в том числе нулевую отчетность).

Устроить бухгалтера можно в штат или заключить договор на бухгалтерское обслуживание (с иной организацией, ИП или физическим лицом).
При оформлении отношений с бухгалтером также встанет вопрос о программном продукте, через который будет осуществляться электронный документооборот (например, СБИС, Контур-Экстерн или ЭДО от Сбербанка).

Карточка организации облегчит вам взаимодействие с контрагентами при заключении договоров и соглашений. Форму карточки каждая организация определяет самостоятельно, главное отразить всю юридически значимую информацию, а также контактные данные.

Как правило, в карточке организации отражают следующую информацию:

• Полное и сокращенное наименование организации;
• ОГРН, ИНН и КПП;
• Юридический и фактический (почтовый) адрес;
• Банковские реквизиты;
• Должность и ФИО руководителя;
• Контактные данные НКО: сайт, контактный телефон, официальная электронная почта.

Карточку организации удобно направлять контрагентам при заключении договоров и соглашений. Рекомендуем также разместить карточку на официальном сайте вашей организации.

Если планируется трудоустройство работника (включая самого руководителя), то рекомендуем изучить действующее трудовое законодательство, разработать и принять все необходимые локальные нормативные акты, документы по трудоустройству (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, трудовой договор, приказ о трудоустройстве и пр.).

Что касается оформления руководителя НКО. Действующим законодательством предусматриваются следующие варианты оформления отношений между НКО и ее руководителем:

• заключение трудового договора;
• заключение договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг (например, на период реализации проекта);
• отсутствие трудового и иного договора. В данном случае руководитель действует от имени НКО в силу назначения в соответствии с протоколом общего собрания или иным документом, в котором выражено решение учредителей НКО, а также в соответствии с записью в ЕГРЮЛ (функционал единоличного исполнительного органа).

Также стоит понимать, что трудовые отношения (при заключении трудового договора) предполагают выплату заработной платы, иначе работодатель наткнется на крупные штрафы. Зарплата выплачивается 2 раза в месяц, поэтому, если вы понимаете, что денежных средств у организации не хватит, то целесообразно будет руководителю пойти в отпуск без сохранения заработной платы на определенный период до фактического финансирования деятельности организации.