К документам, которые должны быть разработаны и утверждены оператором персональных данных в первоочередном порядке, относятся:
1) Положение об обработке и защите персональных данных. Нормы Трудового кодекса Российской Федерации (статьи 86 – 87), части 1 статьи 18.1 Федерального Закона «О персональных данных», обязывают НКО разрабатывать порядок хранения и использования персональных данных работников. Отсутствие такого порядка, оформленного в виде локального акта, устанавливающего порядок обработки персональных данных работников, квалифицируется как нарушение законодательства о труде и влечет административную ответственность, предусмотренную ст. 5.27 КоАП Российской Федерации.
Положение о защите персональных данных разрабатывается работодателем в произвольной форме. В текст положения в соответствии с требованиями пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона «О персональных данных» рекомендуем включить разделы:
1) «Общие положения» – отражаются вопросы, которые регулирует положение, порядок его вступления в силу, внесения изменений;
2) «Категории субъектов персональных данных» – указываются физлица (например, работники, соискатели), персональные данные которых будут обрабатываться согласно положению;
3) «Цели обработки персональных данных, категории и перечни обрабатываемых персональных данных» - перечисляются цели обработки и данные, которые будут обрабатываться для их достижения;
4) «Порядок и условия обработки персональных данных» – регулируются, например, способы обработки таких данных;
5) «Сроки обработки и хранения персональных данных» – указывается, в частности, сколько нужно хранить документы, которые содержат персональные данные;
6) «Порядок блокирования и уничтожения персональных данных» – определяются, например, сроки уничтожения персональных данных при достижении максимальных сроков хранения документов, в которых они содержатся;
7) «Защита персональных данных. Процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства, устранение последствий таких нарушений» – перечисляются локальные нормативные акты, которые принимаются во исполнение положения, указывается порядок осуществления контроля за соблюдением у работодателя требований законодательства в области персональных данных и т.п.;
8) «Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных» – указываются последствия нарушения законодательства в области персональных данных.
Положение утверждается локальным актом организации. С ним ознакомляются под роспись сотрудники, в чьи трудовые обязанности входит работа с персональными данными.
2) Политика оператора в отношении обработки персональных данных. Разработка локального акта, регламентирующего политику организации в отношении обработки персональных данных, предусмотрена пунктом 2 части 1 статьи 18.1 Закона «О персональных данных».
Политика является обязательной в случае обработки персональных данных на сайте оператора.
Роскомнадзором разработаны «Рекомендации по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». При разработке политики в отношении персональных данных, обрабатываемых в НКО, руководствуйтесь указанными рекомендациями.
Политика оператора в отношении обработки персональных данных утверждается локальным актом организации, размещается на сайте НКО, а также в иных общедоступных для ознакомления местах (например, специализированные стенды в помещениях организации) и актуализируется по мере необходимости.
Неисполнение обязанности по опубликованию или обеспечению иным образом неограниченного доступа к документу, определяющему политику оператора в отношении обработки персональных данных, или сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных наказывается в соответствии с частью 3 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.
Также во исполнение отдельных требований Федерального закона «О персональных данных» рекомендуется в НКО:
– Утвердить перечень информационных систем персональных данных. Указанный перечень содержит сведения о всех информационных системах, в которых Оператором обрабатываются персональные данные с использованием средств автоматизации.
– Утвердить порядок обработки персональных данных без использования средств автоматизации.
– Разработать и утвердить инструкцию для работника, ответственного за защиту информации, а также разработать форму обязательства сотрудников НКО о неразглашении персональных данных. С сотрудниками, которые имеют доступ к персональным данным, необходимо подписание обязательства об их неразглашении.
– Утвердить регламент по организации хранения/уничтожения документов, содержащих персональные данные, а также на уровне локальных актов определить перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных.
Ответственно подойдя к вопросу подготовки локальных правовых актов в сфере защиты персональных данных, Вы не только продолжите вектор построения системы работы с персональными данными в вашей организации, но и избежите штрафов при проведении проверок Роскомнадзором обязательных документов.
Если в вашей организации отсутствуют документы в сфере защиты персональных данных, вам может грозить административная ответственность (ст. 13.11 КоАП РФ).